Laatst bijgewerkt: 31 mei 2026.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
Je-Ma ICT Beheer
E-mail: privacy@je-ma.com
Telefoon: 085 060 0570
Voor algemene contactgegevens, zie onze contactpagina.
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om onze dienstverlening te leveren, om met u te communiceren en om onze systemen veilig en betrouwbaar te houden.
1. Contactformulier op de website
Als u ons contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf opgeeft:
- Naam en bedrijfsnaam
- E-mailadres en optioneel telefoonnummer
- Onderwerp en inhoud van uw bericht
- Het IP-adres van uw aanvraag, uitsluitend voor rate-limiting en spambestrijding
2. Dienstverlening aan klanten
Wanneer u klant van ons bent of wordt, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening onder meer:
- NAW-gegevens van uw organisatie en contactpersonen
- Inlog- en beheergegevens voor systemen die wij in beheer hebben
- Facturatie- en betalingsgegevens
- Operationele gegevens en logs van uw systemen, voor zover nodig voor beheer, monitoring en security
De precieze afspraken over verwerking voor klanten staan in onze verwerkersovereenkomst, die wij standaard bij iedere klantovereenkomst meeleveren.
3. Server- en applicatielogs
Onze webserver en applicaties registreren toegangsgegevens (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser-tag, HTTP-status) voor een beperkt tijdsbestek. Dit is nodig om misbruik te kunnen detecteren, problemen op te lossen en te voldoen aan onze zorgplicht.
Doelen en wettelijke grondslag
Wij verwerken bovenstaande gegevens uitsluitend op basis van een wettelijke grondslag onder de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst wanneer wij u als klant bedienen of een offerte op uw verzoek opstellen.
- Gerechtvaardigd belang bij verwerking van logs en rate-limit-gegevens voor security, fraudepreventie en troubleshooting.
- Wettelijke verplichting waar wij gegevens moeten bewaren op grond van wet- of regelgeving, bijvoorbeeld de fiscale bewaartermijn voor facturen.
- Toestemming waar wij u expliciet om akkoord vragen, bijvoorbeeld bij een specifieke marketingactie. Toestemming is altijd intrekbaar.
Bewaartermijnen
- Contactaanvragen via de website: maximaal 12 maanden, tenzij ze leiden tot een offerte of klantrelatie en daardoor onder de zakelijke administratie vallen.
- Server- en applicatielogs voor security en troubleshooting: maximaal 90 dagen, tenzij een security-incident een langer behoud vereist.
- Rate-limit-gegevens (kort gehashte IP en tijdstip): maximaal 24 uur na het laatste contactmoment.
- Klant- en facturatiegegevens: tenminste 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
- Operationele klantdata (back-ups, systeemconfiguraties): zoals afgesproken in de klantovereenkomst en de bijbehorende verwerkersovereenkomst, en uiterlijk 90 dagen na beëindiging van de dienst tenzij u expliciet anders vraagt.
Wie hebben toegang tot uw gegevens
Toegang tot uw persoonsgegevens is binnen Je-Ma ICT Beheer beperkt tot medewerkers die deze gegevens redelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. Wij delen uw gegevens niet met derde partijen, behalve in deze situaties:
- Aan onze sub-verwerkers (zoals een datacenter of een mailrelay-leverancier) die voor ons werken, uitsluitend voor zover noodzakelijk en onder een verwerkersovereenkomst.
- Aan bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
- Bij een door u toegestane integratie met een leverancier van uw keuze.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend binnen de Europese Unie. Wij sturen geen persoonsgegevens naar landen buiten de EER zonder een uitdrukkelijk passende waarborg, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Onder meer:
- Versleuteling van alle netwerkverkeer met moderne TLS-configuratie.
- Toegang tot systemen alleen via versleutelde verbindingen, met sterke authenticatie en waar mogelijk MFA.
- SIEM, log-aggregatie en proactieve monitoring op afwijkend gedrag.
- Pseudonimisering en hashing waar dat zinvol is (bijvoorbeeld van IP-adressen in rate-limit-state).
- Geregelde back-ups met geteste herstelprocedures.
- Verantwoorde leveranciers- en sub-verwerker-selectie met beoordeling van hun beveiliging en jurisdictie.
Uw rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren of aanvullen.
- Verwijdering: uw gegevens laten wissen wanneer wij geen wettige reden meer hebben om ze te verwerken.
- Beperking: ons vragen om de verwerking tijdelijk te bevriezen.
- Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen om aan een andere partij te geven.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
- Intrekking toestemming: u kunt eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken. Dat heeft alleen effect op toekomstige verwerking.
Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Mail dan privacy@je-ma.com. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om uzelf te identificeren.
Klacht indienen
Als u niet tevreden bent over hoe wij met uw gegevens omgaan, hopen wij dat u eerst contact met ons opneemt zodat we samen tot een oplossing kunnen komen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Datalek
Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen, dan handelen wij conform de wettelijke meldplicht onder de AVG. Betrokkenen worden geïnformeerd zodra dat verplicht of nodig is, en wij melden ernstige incidenten binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen attenderen wij u daar actief op.
Contact
Vragen over deze privacyverklaring of over onze verwerking van uw gegevens? Mail naar privacy@je-ma.com.